Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.
Analisis sistem bertujuan mengetahui lebih mendalam hal-hal berikut ini:
- Siapa yang akan menggunakan sistem?
- Sistem yang dikembangkan akan seperti apa?
- Apa yang bisa dikerjakan sistem?
- Kapan sistem akan digunakan?
Pada tahapan analisis sistem , Analis mempunyai tugas mendefinisikan masalah sistem, melakukan studi kelayakan dan menganalisis kebutuhan sistem yang akan dikembangkan.
Terdapat 3 pertanyaan kunci yang harus dijawab, yaitu :
- Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi?
- Apa penyebab masalah tersebut?
- Siapa pemakai akhir dari sistem?
Pendefinisian Masalah Sistem
Masalah dalam sistem informasi adalah kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem informasi, bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif , sistem informasi tidak aman . Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan misalnya:
- Apakah sistem informasi ini dapat meningkatkan kinerja
- Apakah sistem informasi dapat menurunkan biaya
- Apakah sistem informasi bisa meningkatkan keamanan
- Apakah sistem informasi bisa menurunkan pemborosan
- Apakah sistem informasi bisa meningkatkan penjualan
- Apakah sistem informasi bisa meningkatkan pelayanan
Teknik Analisis PIECES
PIECES adalah singkatan dari (Performance-Information-Economy-Control-Eficiency-Services). Teknik analisis Pieces digunakan untuk mengidentifikasi beberapa masalah yang ada di organisasi yang akan diselesaikan dengan pengadaan aplikasi sistem informasi. Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.
A. Analisis Performance/ Kinerja
Analisis Performance atau kinerja adalah mengidentifikasi kemampuan organisasi didalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu jawaban (respontime) dari suatu system. System yang dikembangkan ini akan menyediakan throughput dan respontime yang memadai untuk kebutuhan manajemen Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.
Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Bagian
pemasaran kinerjanya diukur berdasarkan volume pekerjaan atau pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
Contoh :
Keterlambatan di dalam melakukan proses pembayaran
Keterlambatan penanganan pasien di klinik.
B. Analisis Informasi
Analisis Informasi dilakukan dengan mengidentifikasi ketersediaan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh komponen-komponen organisasi. Kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani masalah. Ketersediaan informasi juga merupakan peluang untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Beberapa acuan yang bisa digunakan adalah
- Data yang berlebihan/ redudancy. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan dibanyak tempat.
- Kekakuan data. Data ditangkap dan disimpan, tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga pembuatan laporan tidak dapat atau sulit dilakukan
C. Analisis EKONOMI
Adalah penilaian sistem didalam pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari system yang dikembangkan. System ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sedangkan keuntungandidapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.
D. Analisis SECURITY / Keamanan
Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat BackUp data. Selain itu system keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dilakukan dengan password terutama pada form aplikasi dan databasenya.
E. ANALISIS EFISIENSI
Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari system yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data.
F. ANALISIS PELAYANAN (SERVICE)
Perkembangan organisasi dipicu dengan peningkatan pelayanan yang lebih baik. Dari peningkatan pelayanan terhadap system yang dikembangkan akan memberikan suatu:
- Akurasi dalam pengolahan data
- Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian
- Kemampuan dalam menangani masalah yang diluar kondisi normal
- Sistem mudah pakai
- Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran.
Beberapa contoh analisa Pieces dapat di lihat pada Framework berikut.
