Project Procurement Management atau disebut juga manajemen pengadaan adalah proses-proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi. Project Procurement Management mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim prouek. Organisasi dapa berupa pembeli atau penjual produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek.
Project Procurement Management mencakup proses-proses manajemen kontrak dan pengendalian perubahan yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengelola kontrak atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh anggota tim proyek yang berwenang.
Proses Project Procurement Management melibatkan perjanjian, termasuk kontrak, yang merupakan dokumen hukum antara pembeli dan penjual.
Kontrak merupakan sebuah perjanjian saling mengikat yang mewajibkan penjual untuk memberikan sesuatu yang bernilai (misalnya, produk, jasa, atau hasil) dan mewajibkan pembeli untuk memberikan kompensasi yang berharga moneter atau lainnya.
Sebuah kontrak pengadaan meliputi syarat dan kondisi, yang harus di penuhi oleh buyer dan juga seller. Ini adalah tanggung jawab tim manajemen proyek untuk memastikan bahwa semua pengadaan memenuhi kebutuhan khusus dari proyek, sementara mengikuti kebijakan pengadaan organisasi. Tergantung pada wilayah aplikasi, kontrak juga dapat disebut perjanjian, pemahaman,
subkontrak, atau pesanan pembelian. Sebagian besar dokumen kebijakan dan prosedur khusus mendefinisikan aturan pengadaan dan menentukan siapa yang memiliki wewenang untuk menandatangani dan melaksanakan perjanjian tersebut atas nama organisasi.
Dalam semua kasus, fokus utama dari tinjauan dan persetujuan proses adalah untuk memastikan bahwa bahasa kontrak menggambarkan produk, jasa, atau hasil yang akan memuaskan kebutuhan proyek diidentifikasi.
Sebuah proyek yang kompleks mungkin melibatkan mengelola beberapa kontrak atau sub-kontrak secara bersamaan atau secara berurutan. Dalam kasus tersebut, masing-masing siklus hidup kontrak mungkin berakhir selama setiap fase dari siklus hidup proyek. Manajemen Pengadaan Proyek dibahas dalam perspektif hubungan pembeli-penjual. Hubungan pembeli-penjual mungkin ada di berbagai tingkatan pada satu proyek.
Tergantung pada wilayah aplikasi, seller dapat diidentifikasi sebagai kontraktor, subkontraktor, vendor, penyedia layanan, atau pemasok. Tergantung pada posisi buyer dalam siklus akuisisi proyek, pembeli dapat disebut klien, pelanggan, kontraktor utama, kontraktor, peminta layanan, atau pembeli.Penjual biasanya akan mengelola pekerjaan sebagai proyek jika akuisisi tidak hanya untuk bahan rak, barang, atau produk umum. Dalam kasus-kasus seperti :
- Buyer menjadi pelanggan, dan dengan demikian stakeholder proyek utama bagi seller.
- Seller berkaitan dengan semua proses dari manajemen proyek, tidak hanya pada project procurement management.
- Syarat dan kondisi kontrak menjadi masukan kunci untuk banyak proses manajemen proyek. Kontrak tersebut benar-benar dapat berisi masukan ( misalnya, penyerahan utama, tonggak kunci, tujuan biaya ), atau dapat membatasi pilihan tim proyek (misalnya, persetujuan yang sering diperlukan pada desain proyek ).
