fajarbaskoro: November 2019

MPPL-2019-Stakeholder Proyek

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, dan hasil dari suatu proyek. Dalam Stakeholder Management berdasarkan PMBOK 5th Edition, stakeholder harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.

Stakeholder dapat terlibat secara aktif di proyek atau memiliki kepentingan yang dapat berupa hasil yang positif atau negatif terhadap kinerja atau penyelesaian proyek. Stakeholder yang berbeda mungkin memiliki persaingan yang menciptakan konflik di dalam proyek.

Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:

Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor adalah manajemen perusahaan.
Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.
Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek.
Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat, pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai business partner.
Organizational groups. Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi yang terkait dengan proyek.
Functional manager. Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait dengan pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU, Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.
Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran, dll.
Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.
Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan, dll.
Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan. Dan lainnya tergantung dengan kondisi proyek yang spesifik.

Tahapan Manajemen Stakeholder

Berikut ini adalah proses yang dilalui dalam melakukan menyiapkan informasi strategi pada stakeholder management :

Stakeholder identification : mengidentfikasi stakeholder, baik internal maupuan eksternal organisasi yang berkaitan dengan proyek/bisnis. Dalam ini, mapping sangat diperlukan untuk mengetahui mana-mana saja yang merupakan stakeholder bagi proyek/bisnis.
Stakeholder analysis : melakukan analisa terhadap kebutuhan, ekspektasi, otoritas yang dimiliki, serta komitmen dari para masing-masing stakeholder.
Stakeholder matrix : memposisikan stakeholder ke bentuk matric untuk mengetahui tingkat pengaruh yang dimilikinya dan akibat yang didapat jika ekspetasi stakeholder tersebut tidak terpenuhi. Jika tingkat interest semakin tinggi maka stakeholder tersebut harus selalu diberi informasi tentang proyek yang berjalan dan jika tingkat pengaruhnya sangat tinggi perlu dipenuhi ekspektasi yang diharapkan stakeholder
Stakeholder engagement : didalam engagement komunikasi dari ekspektasi yang diharapkan didiskusikan secara bersama dan membuat suatu nilai kesepatakan yang akan disetujui bersama
Mengkomunikasikan informasi : disini komunikasi dibentuk antar stakholder tentang ekspektasi masing-masing stakeholder yang mana merupakan tingkat detil dari informasi hasil diskusi dari stakeholder engagement. Selain itu, masalah keamanan informasi dan klasifikasi confidentiality nya juga dibuat untuk keperluan pengamanan informasi.

Dari kelima proses diatas maka akan dibuat yang namanya stakeholder agreement. Disini merupakan persetujuan dari komitmen, nilai-nilai yang ditetapkan dalam stakeholder engagement, serta tujuan dari organisasi atau proyek. Dengan kata lain stakeholder agreement merupakan kumpulan dari hasil keputusan ekspektasi stakeholder terhadap organisas atau proyek.

Manajemen Procurement

Fajar Baskoro 3:03 PM Add Comment

Fajar Baskoro

Project Procurement Management atau disebut juga manajemen pengadaan adalah proses-proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi. Project Procurement Management mencakup proses-proses yang diperlukan untuk membeli atau memperoleh produk, jasa, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim prouek. Organisasi dapa berupa pembeli atau penjual produk, jasa, atau hasil dari suatu proyek.

Project Procurement Management mencakup proses-proses manajemen kontrak dan pengendalian perubahan yang diperlukan untuk mengembangkan dan mengelola kontrak atau pesanan pembelian yang dikeluarkan oleh anggota tim proyek yang berwenang.

Proses Project Procurement Management melibatkan perjanjian, termasuk kontrak, yang merupakan dokumen hukum antara pembeli dan penjual.

Kontrak merupakan sebuah perjanjian saling mengikat yang mewajibkan penjual untuk memberikan sesuatu yang bernilai (misalnya, produk, jasa, atau hasil) dan mewajibkan pembeli untuk memberikan kompensasi yang berharga moneter atau lainnya.

Sebuah kontrak pengadaan meliputi syarat dan kondisi, yang harus di penuhi oleh buyer dan juga seller. Ini adalah tanggung jawab tim manajemen proyek untuk memastikan bahwa semua pengadaan memenuhi kebutuhan khusus dari proyek, sementara mengikuti kebijakan pengadaan organisasi. Tergantung pada wilayah aplikasi, kontrak juga dapat disebut perjanjian, pemahaman,

subkontrak, atau pesanan pembelian. Sebagian besar dokumen kebijakan dan prosedur khusus mendefinisikan aturan pengadaan dan menentukan siapa yang memiliki wewenang untuk menandatangani dan melaksanakan perjanjian tersebut atas nama organisasi.

Dalam semua kasus, fokus utama dari tinjauan dan persetujuan proses adalah untuk memastikan bahwa bahasa kontrak menggambarkan produk, jasa, atau hasil yang akan memuaskan kebutuhan proyek diidentifikasi.

Sebuah proyek yang kompleks mungkin melibatkan mengelola beberapa kontrak atau sub-kontrak secara bersamaan atau secara berurutan. Dalam kasus tersebut, masing-masing siklus hidup kontrak mungkin berakhir selama setiap fase dari siklus hidup proyek. Manajemen Pengadaan Proyek dibahas dalam perspektif hubungan pembeli-penjual. Hubungan pembeli-penjual mungkin ada di berbagai tingkatan pada satu proyek.

Tergantung pada wilayah aplikasi, seller dapat diidentifikasi sebagai kontraktor, subkontraktor, vendor, penyedia layanan, atau pemasok. Tergantung pada posisi buyer dalam siklus akuisisi proyek, pembeli dapat disebut klien, pelanggan, kontraktor utama, kontraktor, peminta layanan, atau pembeli.Penjual biasanya akan mengelola pekerjaan sebagai proyek jika akuisisi tidak hanya untuk bahan rak, barang, atau produk umum. Dalam kasus-kasus seperti :

Buyer menjadi pelanggan, dan dengan demikian stakeholder proyek utama bagi seller.
Seller berkaitan dengan semua proses dari manajemen proyek, tidak hanya pada project procurement management.
Syarat dan kondisi kontrak menjadi masukan kunci untuk banyak proses manajemen proyek. Kontrak tersebut benar-benar dapat berisi masukan ( misalnya, penyerahan utama, tonggak kunci, tujuan biaya ), atau dapat membatasi pilihan tim proyek (misalnya, persetujuan yang sering diperlukan pada desain proyek ).

1 project-procurement from Fajar Baskoro