1. E-Commerce - Os Commerce
2. E-Learning - Moodle
3. Sistem Informasi Manajemen Kampus - sisfo kampus , www.sisfokampus.net
4. Sistem Informasi Rumah Sakit - Care 2X, www.care2x.org
5. ERP - Compiere , www.compiere.com
6. CRM - Sugar CRM
7.
Contoh yang ditulis di blog proses pengerjaan :
Misal yang diambil : Sisfo Kampus
Sisfo Kampus , www.sisfokampus.net
============
SisfoKampus adalah Sistem Informasi Manajemen Kampus Indonesia.
Layanan yang disediakan meliputi :
Modul di dalam Smart SisfoKampus dirancang mengikuti bisnis proses yang ada di dalam manajemen perguruan tinggi di Indonesia. Setiap modul mencerminkan fungsionalitas dan proses sesuai dengan has akses dari setiap user. Deskripsi detil dari masing-masing modul adalah sebagai berikut:
Modul ini merupakan modul untuk administrator pada saat pertama kali menggunakan Smart SisfoKampus. Administrator dapat dengan mudah mendefinisikan tingkatan level, user, dan modul sesuai dengan internal perguruan tinggi. Modul administrasi sistem memiliki 4 sub modul utama yaitu:
-
Admin Level, sub modul ini berfungsi untuk pendefinisian kelompok Level (tingkatan) bagi user yang akan menggunakan aplikasi. Pendefinisian ini dapat disesuaikan dengan masing-masing manajemen perguruan tinggi. Pendefinisian Level dapat dilakukan dengan membagi kelompok Level user sepeti Level Superuser, Administrator, Admisi, Kepada Admisi, Administrasi Akademik, Tata Usaha, Keuangan, Dosen, Mahasiswa, Rektorat dan sebagainya.
-
Admin User, sub modul admin user berfungsi untuk mengelompokan user (pengguna) sesuai dengan levelnya masing-masing. Pendefinisian user ini bertujuan untuk meminimalkan terjadinya penyalahgunaan hak akses dari para pengguna. Setiap pengguna dapat disesuaikan dengan program studi masing-masing dan semua aktifitas pengguna dapat terekam dalam history user (hari, jam, aktifitas, dan kode pengguna) yang meminimalkan terjadinya penyimpangan dan kecurangan.
-
Admin Modul, sub modul ini merupakan daftar dari semua sub modul yang ada didalam aplikasi Smart SisfoKampus. Saat ini (versi 9.0.0) terdapat hampir 150 sub modul dibagi ke dalam tingkatan hak akses pengguna. Dengan adanya admin modul ini, administrator dengan mudah dapat mendefinisikan, menambah, dan mengedit modul yang dapat dan tidak dapat diakses oleh pengguna.
-
Alur Diagram Sistem, sub modul ini merupakan teborosan baru dalam Smart SisfoKampus untuk memudahkan setiap pengguna dalam mengoperasikan aplikasi tanpa harus mencetak prosedur diagram dan buku panduan. Di dalam sub modul ini terdapat diagram prosedur dan buku panduan sesuai dengan user dan modul yang ada. Dengan adanya alur diagram ini, proses pembelajaran akan menjadi lebih efektif dan efisien. Dalam alur diagram sistem terdapat dua kategori yaitu Daftar Diagram (Prosedur Penerimaan Mahasisiswa Baru, Prosedur Pembuatan NPM, Prosedur Kegiatan Semester, Prosedur Perkuliahan, dan sebagainya) dan Daftar Panduan (Panduan Instalasi Aplikasi, Panduan PMB, Akademik, Mahasiswa, Panduan Pengisian Bugs dan Error). Sub Modul ini akan berkembang dan disesuaikan dengan kebutuhan perguruan tinggi.
Modul ini adalah modul untuk mengelola tabel-tabel master dalam Smart SisfoKampus. Pendefinisian Master dapat dilakukan dengan mudah oleh administrator (level user tertinggi) karena dilengkapi dengan fasilitas menambah dan mengedit sehingga dapat berkembang menyesuaikan keinginan dari perguruan tinggi. Sub Modul yang terdapat dalam modul administrasi master ini diantaranya adalah sebagai berikut:
-
Identitas Perguruan tinggi, informasi mengenai alamat, tanggal berdiri, akta pendirian, tanggal pengesahan, logo, dan sebagainya.
-
Struktur organisasi, setup informasi mengenai pejabat struktural dalam manajemen perguruan tinggi (Rektor, Pembantu Rektor, Dekan, Ka Jurusan, Ka BAA, dan sebagainya.)
-
Rekening Bank, setup informasi mengenai master nomer rekening bank yang ada di perguruan ini. Nomor rekening ini digunakan untuk transaksi keuangan seperti auto debet dan mengetahui mutasi transaksi di perguruan tinggi.
-
Master Program, setup informasi mengenai program yang tersedia di perguruan tinggi seperti S1, S2, S3 atau dikategorikan dalam bentuk regular, executive, malam, profesional, internasional, dual degree dan sebagainya.
-
Master Fakultas dan Program Studi, setup informasi mengenai jumlah fakultas beserta program studi (prodi) yang tersedia. Dalam setup program studi, administrator dapat langsung menentukan format NIM (Nomor Induk Mahasiswa), batas studi, default kehadiran, dan perpindahan prodi yang diizinkan, sehingga memudahkan bagian tata usaha dalam proses akademik.
-
Master Kampus dan Ruangan, bagi Perguruan tinggi yang memiliki kampus yang terletak di lokasi yang berbeda, maka setup informasi kampus (kode, alamat, dan deskripsi) beserta dengan informasi ruangan dapat dilakukan sekaligus yang terintegrasi dengan Program, Fakultas, dan Prodi masing-masing. Manajemen ruangan dapat dirancang baik sebagai ruangan kelas dan ruangan ujian berserta jumlah kapasitas mahasiswa.
-
Master Dosen, setup master dosen berfungsi sebagai database yang memuat informasi detil dari dosen seperti data pribadi, alamat, akademik, jabatan, pengajaran, penelitian, pendidikan dan pekerjaan. Disamping itu, setiap dosen memiliki homebase prodi untuk memudahkan pencarian data dosen. Setiap dosen juga memiliki user id dan password untuk dapat mengakses secara online aplikasi Smart SisfoKampus melalui internet sehingga memudahkan dosen untuk melihat kalender akademik, jadwal kuliah, anak bimbangan, dan pengisian nilai ujian.
-
Master Mahasiswa, sama halnya dengan master dosen, dalam master mahasiswa, semua informasi detail mengenai mahasiswa tercantum seperti foto, data pribadi, alamat, akademik, orang tua, asal sekolah, asal perguruan tinggi dan informasi bank (untuk proses auto debet). Untuk mahasiswa dapat mengakses aplikasi secara online, setiap mahasiswa dilengkapi dengan user id dan password.
-
Master Biaya dan Potongan, pembuatan master biaya dan potogan dirancang dan dapat disesuaikan dengan program, semester, atau gelombang pendaftaran tertentu. Sehingga memudahkan untuk dilakukan penyesuaian besar/kecilnya biaya yang akan dikenakan kepada mahasiswa. Master biaya dapat dikategorikan menjadi SPP Baru, BPP Pokok, BPP Khusus, character building, Laboratorium, Praktikum, OSPEK, Skripsi, Wisuda, denda, dan sebagainya. Sedangkan untuk master potongan dapat dikategorikan menjadi beasiswa umum, prestasi, dan diskon. Masing–masing master biaya dan potongan memiliki property yang mengatur waktu penarikan, status mahasiswa, dikelola secara otomatis, dan mekanisme penarikan.
-
Master Mata Kuliah, modul ini merupakan database semua mata kuliah yang terdapat dalam semua prodi. Setiap mata kuliah dirancang secara detil dan terintegrasi dengan atribut yang melekat pada mata kuliah seperti penyetaraan mata kuliah, konsentrasi, jenis mata kuliah, pilihan wajib, jenis kurikulum, nilai, maksimum sks, paket mata kuliah, predikat serta mata kuliah yang memiliki prasyarat.
-
Master Pembimbing Akademik, setup informasi mengenai pembimbing akademik bagi mahasiswa sehingga memudahkan dalam proses bimbingan KRS atau yang berhubungan dengan akademik.
-
Master Koreksi Nilai Mahasiswa, fasilitas ini diperuntukan bagi rektor atau pejabat yang berwenang untuk mengkoreksi nilai mahasiswa. Prosedur koreksi nilai (misalkan dengan dikeluarkan SK Rektor) disesuaikan dengan manajemen perguruan tinggi. Tujuan dari modul ini untuk menghindari terjadinya kecurangan atau penyimpangan dalam hal pengisian nilai. Semua transaski koreksi dapat dilacak secara sistem.
-
Master Wisuda Counter, modul ini berfungsi untuk manajemen nomor urut bagi para wisudawan untuk semua fakultas, sehingga memudahkan untuk melakukan pengecekan dan monitoring.
-
Master Golongan, modul ini berfungsi sebagai database golongan seperti penggolongan untuk tenga pengajar, asisten, guru besar dan sebagianya. Setiap golongan diikuti dengan remunerasi per SKS, transport, tunjangan, dan lain-lain.
Modul Kepala Admisi (Penerimaan Mahasiswa Baru)
Modul ini hanya dapat diakses oleh kepala admisi atau ketua panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB). Dalam modul ini, dilakukan setup awal sehubungan dengan proses PMB mulai dari pembukaan tahun sampai penerimaan mahasiswa baru. Lingkupan dalam modul ini dapat dilihat disini.
Rincian sub modul dalam modul Kepala Admisi (PMB) adalah sebagai berikut:
-
Setup PMB, setup parameter yang harus didefinisikan pada saat pembukaan periode PMB baru (gelombang) yaitu kalender PMB, harga formulir per prodi, komponen Ujian Sarigan Masuk (USM), USM per prodi, status awal mahasiswa, asal sekolah, jenis sekolah, dan persyaratan PMB. Untuk kasus tertentu, Kepala Admisi memiliki wewenang untuk mengubah formulir calon mahasiswa jika ingin pindah prodi yang lain.
-
Hasil Ujian Saringan Masuk, sub modul ini dapat diintegrasikan dengan alat OCR (screening) yang dapat membaca hasil dari USM dengan pensil 2B. Proses kelulusan dilakukan dengan melakukan setup grade dan nilai sehingga hasil USM yang tidak memenuhi syarat secara otomatis akan gugur. Untuk yang berprestasi secara otomatis akan dikelompok sesuai dengan grade A.B.C.D untuk mendapat beasiswa atau diskon.
-
Setup Cicilan Calon Mahasiswa, bagi calon mahasiswa yang lulus USM dan ingin mengajukan pembayaran cicilan (installment), sub menu ini dirancang secara otomatis untuk verifikasi dan validasi data secara terintegrasi.
-
Monitor PMB, informasi tentang rekapitulasi kelulusan, gagal, dan yang sedang diproses calon mahasiswa di semua prodi.
-
Setup Master Biaya & Potongan (BIPOT), bagi calon mahasiswa yang telah lulus USM, Kepala Admisi melakukan setup untuk master biaya dan potongan yang menjadi patokan bagi calon mahasiswa melakukan pembayaran. Setup master BIPOT ini dapat disesuaikan dengan prestasi calon mahasiswa.
-
Manajemen Pindah Prodi, bagi calon mahasiswa yang telah lulus USM dan ingin pindah prodi, sub modul ini dapat digunakan sekaligus membuat surat pemberitahuan kepada calon mahasiswa.
-
Laporan PMB, laporan yang dapat dihasilkan dalam modul kepala admisi ini bervariatif dan dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan. Laporan default yang dapat dihasilkan adalah sebagai berikut:
-
Rekap Mahasiswa Asal sekolah.
-
Calon Mahasiswa per Asal Sekolah.
-
Calon Mahasiswa per Program Studi.
-
Data Calon Mahasiswa per Program Studi.
-
Ranking Ujian Saringan Masuk.
-
Mahasiswa PSSB.
-
Konfirmasi NIM.
-
Dan sebagainya.
-
Modul Admisi (Penerimaan Mahasiswa Baru)
Setelah Kepala Admisi melakukan setup parameter, staf admisi (PMB) dapat menggunakan modul admisi sebagai modul operasional PMB. Modul ini merupakan modul untuk pengelolaan transaksi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) yang merupakan gerbang bagi perguruan tinggi untuk menyaring calon mahasiswa. Dengan modul PMB Online, perguruan tinggi memiliki daya tarik tersendiri terutama bagi peminat di luar kota. Lingkupan dalam modul admisi atau Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) Online ini dapat dilihat disini.
Bagi perguruan tinggi yang ingin menyaring calon mahasiswa secara aktif ke daerah-daerah cukup dengan berbekal laptop dan modul PMB Online, maka semua data dapat diupload melalui internet. Para calon mahasiswa secara otomatis mendapatkan nomor Ujian Saringan Masuk (USM) berikut jadwal dan tempat ujian. Sub Modul yang terdapat dalam modul PMB Online adalah sebagai berikut:
-
Penjualan Formulir, meliputi transaksi penjualan formulir, form isian untuk calon mahasiswa, pembuatan dan pengeditan kuitansi, rekapitulasi formulir yang terjual.
-
Formulir PMB, berisikan calon mahasiswa sesuai dengan prodi dan gelombang dan disertai dengan query yang memudahkan pencarian calon mahasiswa. Masing-masing mahasiswa dapat tercetak dalam kartu USM beserta dengan pilihan prodinya.
-
Cetak Label dan Daftar Hadir Ujian, pencetakan label dan daftar hadir ujian secara massal, yang terbagi secara otomatis sesuai dengan kapasitas ruangan.
-
Inquiry PMB, fasilitas untuk pencarian secara cepat transaksi PMB dan USM berdasarkan nomor PMB, nama, nomor bukti setor, dan jenis formulir.
-
Inquiry Mundur, fasilitas bagi calon mahasiswa yang mengundurkan diri yang dilengkapi dengan proses secara administrative.
-
Pendataan PSSB, Bagi calon mahasiswa yang melalui jalur PSSB (Program Seleksi Siswa Berpotensi), fasilitas ini digunakan untuk registrasi sekaligus untuk membuat surat pemberitahuan potongan yang diperoleh oleh calon mahasiswa yang bersangkutan.
-
File Ujian Saringan Masuk, fasilitas untuk ekspor-impor dari aplikasi ataupun tools lain sehingga menghindari terjadinya double entry data hasil USM.
-
Pemberitahuan Lulus USM, bagi calon mahasiswa yang lulus USM, surat pemberitahuan kelulusan beserta dengan biaya yang harus dilunasi dapat dibuat secara otomatis (mail merge) dan massal berdasarkan BiPot yang telah ditentukan.
-
Pengumuman PMB, rekap laporan per prodi untuk calon mahasiswa yang lulus USM dan diterima sebagai mahasiswa.
-
Laporan PMB, semua transaksi di dalam admisi (PMB) pada prinsipnya dapat dibuatkan laporan secara rinci ataupun rekapitulasi. Laporan default yang dihasilkan oleh modul admisi ini adalah laporan penjualan formulir, peserta tes, dan daftar lulus USM.
Modul Kepala Administrasi Akademik (Ka.BAA)
Modul administrasi akademik terdiri dari dua bagian sesuai dengan user akses yaitu modul untuk kepala BAA dan Modul Administrasi Akademik atau yang biasa disebut Biro Admininstrasi Akademik (BAA).
Rincian sub modul yang terdapat dalam Modul Kepala adalah sebagai berikut:
Setup Kalender Akademik, setup kalender akademik yang digunakan pada setiap kali tahun akademik baru. Parameter yang ada didalam kalender akademik yang disetup adalah sebagai berikut:
- Kalender Mulai, selesai, Akhir cetak KSS & KRS.
- Kalender Mulai, selesai KRS Online (untuk mahasiswa).
- Kalender Perubahan KRS.
- Kalender Batas pengajuan cuti, mundur kuliah, dan pengambilan kelebihan uang kuliah.
- Kalender Mulai, selesai pembayaran dan autodebet.
- Kalender Kuliah, UTS, UAS, Penilaian Akhir Ujian.
Screenshot Setup Kalender Akademik
Setup kalender akademik merupakan aktifitas pokok yang harus dikerjakan oleh Kepala BAA sebelum dimulainya semester baru. Selain itu Kepala BAA memiliki wewenang dan otoritas sehubungan dengan transaksi administrasi akademik yang menjadi tanggung jawabnya seperti manajemen mahasiswa yang pindah prodi, manajemen skorsing, edit matakuliah mahasiswa, pembatalam bea siswa, manajemen prestasi dan wanprestasi, dan manajemen mahasiswa drop out. Untuk penyaringan calon mahasiswa drop out dapat dilakukan dengan cara maksimal sks yang telah ditempuh dalam 4 semester atau dari Indeks Prestasi Kumulatif (IPK).
Modul ini adalah modul untuk pengelolaan operasional bidang akademik. User yang menjalankan modul ini adalah Tata Usaha atau administrasi akademik. Tugas-tugas akademik yang dikerjakan oleh administrasi akademik meliputi pembukaan semester baru sampai kepada manajemen untuk alumni. Rincian sub modul yang terdapat dalam modul administrasi akademik adalah sebagai berikut:
-
Data Akademik Mahasiswa, sub modul yang berisi database dari semua mahasiswa dalam semester untuk setiap program studi.
-
Beasiswa Mahasiswa, fasilitas bagi mahasiswa yang mendapatkan beasiswa atau mengajukan beasiswa. Proses pendaftaran, query IPK, persyaratan beasiswa sampai disetujui dapat dilakukan secara terintegrasi.
-
Permohonan Cuti, fasilitas bagi mahasiswa yang ingin mengajukan cuti, sub modul ini juga berfungsi sebagai informasi bagi bagian administrasi untuk melakukan monitoring.
-
Cetak Bukti Pembayaran Mahasiswa (BPM), fasilitas untuk mencetak BPM bagi mahasiswa yang sudah melakukan pembayaran. Pencetakan ini terekam untuk setiap kali pencetakan untuk menghindari pemborosan kertas. Bahkan pihak Tata Usaha dapat mengenakan biaya bagi mahasiswa yang sudah pernah mencetak lebih dari 3 kali.
-
Pengambilan Kelebihan Uang Kuliah, untuk mahasiswa yang telah membayar melebihi dari kewajibannnya. Sub modul ini berfungsi sebagai monitoring untuk pengambilan kelebihan uang.
-
Cetak administrasi akademik, fasilitas ini digunakan untuk mencetak proses akademik yang terjadi sesuai dengan kalender akademik, seperti cetak Kartu Studi Semester (KSS), cetak Lembar Rencana Studi (LRS) hanya untuk mata kuliah yang belum lulus atau belum diambil per semester, cetak KSS auto debet, cetak BPM autodeber, dan sebagainya.
-
BPM Autodebet, bagi perguruan tinggi yang memiliki kerjasama dengan bank, fasilitas BPM autodebet digunakan untuk membuat daftar mahasiswa beserta dengan biayanya yang akan didebet per account bank mahasiswa. Daftar tersebut dapat disesuaikan dengan format bank sehingga tidak dilakukan double entry untuk menjalankan autodebet. Bagi mahasiswa yang tidak memiliki dana yang cukup untuk didebet, bank akan mengeluarkan laporan kepada pihak administrasi akademik untuk ditindaklanjuti sekaligus dapat dikenakan penalty.
-
Setup Wisuda, fasilitas terbaru dari Smart SisfoKampus, dimana pihak Tata usaha dapat dengan mudah mendaftarkan wisudawan dimulai sejak pengajuan skripsi/tesis/desertasi sampai dengan proses kelulusan dan pengambilan ijasah. Setup Wisuda meliputi jadwal kalender wisuda, proses SK Yudisium, informasi judul skripsi/tesis/desertasi beserta dengan predikat dan penguji, proses penomeran kelulusan, form tanda terima ijasah dan pencatatan kelengkapan wisuda (toga, topi, kalung, surat undangan, foto, dan sebagainya).
-
Manajemen Alumni, secara otomatis semua wisudawan tercatat dalam database alumni beserta dengan track record pekerjaan yang dijalani. Database alumni ini berfungsi sebagai media antar alumni dan almamater.
-
Laporan, laporan yang dihasilkan oleh administrasi akademik secara default terdiri dari:
-
Daftar pembayaran Mahasiswa Baru.
-
Rekapitulasi Jumlah Mahasiswa Baru.
-
Laporan Jumlah Mahasiswa Proses NIM.
-
Rincian Kewajiaban & Pembayaran Mahasiswa.
-
Daftar Mahasiswa Berhutang.
-
Daftar Mahasiswa Kelebihan Bayar.
-
Daftar Alamat Mahasiswa (file dan format excel).
-
Modul ini adalah modul untuk yang hanya bisa diakses oleh pihak rektorat atau pejabat yang ditunjuk. Proses akademik yang membutuhkan validasi dan verifikasi rektorat dapat dilakukan secara online sehingga tidak memerlukan hard copy. Kasus yang membutuhkan validasi dan verifikasi rektorat misalkan dispensasi untuk pembayaran, beasiswa, potongan, Surat Keputusan, dan proses akademik ekstraordinary. Dalam proses dispensasi tercatat nomer surat/keputusan, tanggal, berlaku, diberikan kepada pihak siapa, dan keterangan pemberian dispensasi.
Modul ini adalah modul khusus untuk kepala keuangan akademik. Lingkupan dalam modul ini meliputi transaksi mahasiswa, dosen, dan karyawan. Modul ini berfungsi sebagai monitoring bagi manajemen perguruan tinggi untuk mengetahui rincian transaksi keuangan yang terjadi di dalam suatu periode. Modul keuangan ini secara otomatis dapat terintegrasi dengan modul akuntansi internal perguruan tinggi. Rincian sub modul yang terdapat dalam modul keuangan adalah sebagai berikut:
-
Setup Account dan Denda, setup menentukan setiap account transaksi dan denda yang akan dikenakan. Seperti transfer hutang semester lalu, transfer deposit ke semester depan, denda keterlambatan, dan sebagainya. Untuk setup denda dapat dilakukan berdasarkan prodi masing-masing misalkan untuk denda keterlambatan sebesar 10% dan sampai akhir semester 5%.
-
Master Keuangan Mahasiswa, setup untuk keuangan per mahasiswa yang terdiri dari biaya dan potongan (BIPOT). Pengenaan BIPOT didasarkan kepada program studi atau semester yang sedang aktif.
-
Keuangan Mahasiswa, sub modul yang mencatat transaksi keuangan akademik untuk setiap mahasiswa. Dengan adanya modul keuangan ini, history mutasi per transaksi mahasiswa tercatat mulai dari saat PMB sampai wisuda.
-
Honor Dosen Honorer, sub modul ini digunakan untuk menghitung honor dosen. Perhitungan honor didasarkan pada jam mengajar yang disesuaikan dengan tingkatan (pangkat) dari dosen tersebut. Dalam sub modul ini terlihat rekap honor per bank untuk semua prodi termasuk informasi tentang status, ikatan, perhitungan SKS, transport, Paket, tambahan (pengawas ujian, periksa ujian dan lain-lain), potongan, dan Pajak.
-
Rekening Dosen, sub modul sebagai database untuk metode pembayaran honor setiap dosen (tunai, transfer, nomor account, bank, dan sebagainya).
-
AutoDebet dan Validitas, setup untuk menjalankan proses autodebet bagi mahasiswa yang berhak (biasanya didasarkan angkatan). Proses autodebet ini disinkronisasikan dengan format yang terdapat di bank mitra dari perguruan tinggi sehingga memudahkan untuk dilakukan pengecekan dari pembayaran. Untuk dana yang tidak mencukupi, bank akan mengeluarkan laporan kepada pihak keuangan Perguruan tinggi untuk ditindak lanjuti.
-
PMB Mundur, sub modul ini untuk memonitoring mahasiswa yang telah diterima tetapi mengundurkan diri sehingga hanya dilakukan pengenaan biaya administrasi. Biasanya PMB mundur digunakan untuk mahasiswa yang diterima di perguruan tinggi negeri.
-
Inquiry BPM, fasilitas pencarian secara cepat yang berhubungan dengan keuangan mahasiswa melalui Nomor Pokok Mahasiswa (NPM).
-
Laporan Keuangan Akademik, laporan yang dapat dihasilkan dalam modul keuangan akademik ini secara default adalah sebagai berikut:
-
Daftar Pembayaran Mahasiswa Baru.
-
Rekapitulasi Jumlah Calon Mahasiswa.
-
Rincian Kewajiban dan Pembayaran Mahasiswa.
-
Setoran Mahsiswa.
-
Daftar Mahasiswa Berhutang.
-
Daftar Mahasiswa Kelebihan Bayar.
-
Daftar Rincian Tagihan dan pembayaran Mahasiswa.
-
Dan sebagainya.
-
Modul Jurusan merupakan modul yang menjadi kesatuan dengan modul administrasi akademik. Lingkupan dalam modul ini lebih difokuskan pada jurusan dan fakultas. Dalam implementasinya, modul ini dirancang sesuai dengan jurusan dan fakultas yang ada. Sehingga dimungkinkan adanya kustomisasi dan penyesuaian untuk masing-masing fakultas, misalkan fakultas kedokteran yang manajemen dan perlakukannya berbeda dengan fakultas yang lain. Rincian sub modul yang terdapat dalam modul jurusan ini adalah sebagai berikut:
-
KHS Mahasiswa, sub modul untuk mencetak Kartu Hasil Semeter (KHS) mahasiswa secara detil per mahasiswa atau massal.
-
Mahasiswa Pindahan, sub modul yang memfasilitasi untuk pencatatan mahasiswa pindahan. Proses pindahan mahasiswa dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan penyetaran mata kuliah (asing atau lokal) sesuai dengan peraturan DIKTI. Proses ini secara sistem dilakukan secara terintegrasi dengan modul rektorat.
-
Penjadwalan Kuliah, sub modul penjadwalan kuliah dirancang secara muktahir dan terpadu dengan kelas, mahasiswa, dosen, prasyarat matakuliah dan grouping matakuliah sehingga tidak akan terjadi kesalahan dan bentrok dalam menyusun jadwal kuliah. Fasilitas yang terdapat dalam penjadwalan kuliah:
-
Setup Jadwal, informasi mengenai kapasitas kelas, berapa kali pertemuan, minimal pertemuan, daftar hadir mahasiswa, daftar hadir ujian, prasyarat matakuliah, jenis mata kuliah (kuliah/responsi), dan fasilitas ruangan.
-
Warning tools, pemberitahuan jika terjadi konflik jadwal sekaligus dengan informasi mengapa terjadi konflik (hari, ruangan, dosen, waktu).
-
Dosen Pengampu, satu mata kuliah dapat diajarkan lebih dari satu dosen. Masing-masing dosen memiliki catatan tersendiri untuk memudahkan perhitungan honor.
-
Kuliah Serial, untuk mata kuliah yang diberikan lebih kepada kelas yang berbeda secara serial.
-
Laporan, fasilitas cetak untuk laporan jadwal untuk mahasiswa, dosen, jenis mata kuliah, waktu kuliah, ruangan, dan sebagainya.
-
-
File Nilai Dosen, fasilitas untuk pengisian nilai ujian secara online ataupun melalui disket. Mekanisme dalam penilaian ujian memiliki validasi dan verifikasi yang dilakukan oleh dosen dan tata usaha sehingga dapat meminimalkan terjadinya penyimpangan.
-
Koreksi Kelas, fasilitas untuk mengkoreksi kelas jika terjadi perpindahan dosen atau ruangan.
-
Kartu Rencana Studi (KRS) Mahasiswa, modul menandani dimulainya semester baru, semua mahasiswa yang terdaftar wajib mengikuti proses KRS. Proses KRS diikuti dengan bimbingan akademik dan pembayaran sesuai dengan SKS yang diambil. Informasi yang terdapat dalam KRS diantaranya adalah Total SKS yang berhak diambil, mata kuliah, IPS, IPK, Batas Studi, Kalender akademik untuk mengisi, mengubah, mencetak, dan perkuliahan semester baru.
-
Daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen, presensi (daftar hadir) dosen dan mahasiswa dirancang secara komprehensif dalam satu screen sehingga memudahkan untuk monitoring. Informasi yang terdapat dalam sub modul ini diantaranya pencatatan perkuliahan, materi yang dibahas per setiap perkuliahan, ruangan, waktu, jumlah mahasiswa yang hadir, dan sebagainya. Sama halnya juga dengan presensi untuk mahasiswa yang memiliki status hadir, absen, sakit, alpha, dan sebagainya. Presensi ini berfungsi sebagai inputan pada saat penyaringan ujian, jika mahasiswa tidak memenuhi persyaratan hadir maka secara otomatis nama mahasiswa tersebut tidak muncul dalam Daftar Hadir Ujian (DHU).
-
Manajemen Jadwal Ujian, sub modul yang berfungsi untuk manajemen Ujian (UTS dan UAS) mulai dari setup jadwal, waktu, ruangan, kapasitas ruangan, daftar mahasiswa yang akan ikut ujian dan lain-lain.
-
Proses Hitung IPK Massal, untuk memudahkan proses penghitungan IPK secara massal per semester akademik. Bagian Tata Usah cukup mengeksekusi fasilitas ini, secara otomatis semua mahasiswa aktif akan diproses dan terlihat di Kartu Hasil Studi (KHS). Jika terjadi kesalahan, pihak tata usaha dapat melakukan proses IPK/IPK mundur sehingga tidak mempengaruhi KHS secara keseluruhan.
-
Manajemen Tugas Akhir/Skripsi/Tesis/Desertasi, sub modul ini berfungsi untuk memonitoring mahasiswa yang hanya mengambil tugas akhir/skripsi/tesis/desertasi.
-
Transkrip Nilai Mahasiswa, fasilitas untuk cetak transkrip sementara atau final dari mahasiswa. Format transkrip dapat disesuaikan dengan kebutuhan dari setiap jurusan.
-
Penyetaraan Mata Kuliah, bagi mata kuliah yang diperbaharui atau diganti, sub modul ini dapat digunakan untuk mencatat penyetaraan antara matakuliah yang lama dengan matakuliah yang baru. Semua record akademik yang ada tetap dapat ditelusuri.
-
Evaluasi 4 Semester Mahasiswa, fasilitas penyaringan bagi mahasiswa yang tidak memenuhi persyaratan akademik dalam 4 semester yang dilihat dari jumlah SKS atau IPS/IPK. Evaluasi ini dapat disesuaikan dengan peraturan perguruan tinggi. Hasil dari evaluasi ini, digunakan untuk pemberitahuan kepada mahasiswa akan kemungkinan terjadinya drop out.
-
Laporan Kehadiran, laporan detil dan rekap mengenai dosen dan mahasiswa berdasarkan matakuliah, waktu dan kinerja.
-
Laporan Akademik, banyak sekali laporan yang dihasilkan oleh modul jurusan ini, secara default diantaranya adalah sebagai berikut:
-
Daftar KRS Mahasiswa.
-
Daftar Mahasiswa terdaftar KRS (yang mencetak dan tidak).
-
Rekapitulasi Mahasiswa terdaftar KRS.
-
Daftar Mahasiswa Bolos KRS.
-
Daftar Mahasiswa Semester Aktif.
-
Daftar Mahasiswa Drop Out/keluar dan Calon DO.
-
Daftar Mahasiswa yang Cetak Kartu Studi Semester (KSS).
-
Daftar Mahasiswa Bolos Kuliah.
-
Daftar Mahasiswa Skripsi/Tesis/Desertasi.
-
Daftar Pembimbing Akademik Mahasiswa.
-
Daftar IPK/IPS Mahasiswa (Detail, Rekap, Rangking).
-
Daftar Mahasiswa Habis masa studi.
-
Daftar Jumlah Rekap SKS Mahasiswa.
-
Histori Nilai Matakuliah Mahasiswa.
-
Laporan Koreksi Nilai.
-
Daftar aktifitas Mengajar Dosen.
-
Daftar Pernilaian Protofolio dan Kinerja.
-
Dan sebagainya.
-
Modul Fakultas Khusus ( Fakultas Kedokteran – Profesi/Klinik)
Dalam versi terbaru, Smart SisfoKampus sudah dirancang untuk menyesuaikan dengan perkembangan perguruan tinggi modern sehingga dimungkinkan terdapat modul yang terpisah dengan jurusan (tergantung dengan peraturan perguruan tinggi). Alasan pemisahan ini dikarenakan memiliki manajemen yang berbeda dan berfungsi sebagai bisnis unit atau penunjang dari proses perkuliahan seperti Fakultas Hukum memiliki Lembaga Bantuan Hukum, Fakultas Teknik Informatika memiliki Consulting Firm, Fakultas Kedokteran memiliki klinik atau program profesi sebagai kelanjutan dari Sarjana Kedokteran (S.Ked). Saat ini didalam Smart SisfoKampus, terdapat modul klinik yang independen tetapi dapat dengan mudah diintegrasikan dengan modul akademik terkait. Gambaran dari modul klinik ini adalah sebagai berikut:
- Registrasi Mahasiswa Baru untuk Kepaniteraan (Profesi).
- Manajemen Biaya dan Pembayaran.
- Manajemen Deposit Mahasiswa.
- Panduan Rumah Sakit yang dijadiakan tempat praktek.
- Jadwal Klinik.
- Mata Kuliah (Bidang) Profesi.
- Master Rumah Sakit.
- Laporan Kepaniteraan.
Modul ini adalah modul khusus dosen untuk dapat mengakses modul akademik secara online melalui internet. Setiap dosen dilengkapi dengan user id dan password tersendiri. Modul ini membantu dosen untuk memaksimalkan proses belajar mengajar karena tidak terbatas oleh waktu dan tempat. Kapan saja dosen dapat memonitoring perkembangan mahasiswa dan melakukan penilaian ujian. Rincian sub modul dosen sebagai berikut:
-
Jadwal Kuliah, informasi rinci mengenai jadwal kuliah, waktu, tempat, pertemuan ke berapa kali, materi yang akan diberikan, mahasiswa yang akan mengikuti.
-
Bimbingan Akademik, fasilitas online bagi mahasiswa yang memerlukan bimbingan akademik seperti proses KRS, kelebihan SKS, mata kuliah yang harus diambil dan sebagainya. Fasilitas ini sangat membantu mahasiswa yang berada diluar kota sehingga tidak perlu hadir pada saat proses KRS.
-
Nilai Kuliah, fasilitas untuk pengisian nilai ujian dan finalisasi hasil ujian.
Modul ini adalah modul khusus untuk mahasiswa dapat mengakses modul akademik secara online melalui internet. Setiap mahasiswa dilengkapi dengan user id dan password tersendiri. Dengan adanya modul ini setiap mahasiswa dapa lihat jadwal kuliah, lihat kalendar akademik, proses registrasi ulang mahasiswa, pengisian KRS, lihat KHS, lihat jadwal ujian, lihat riwayat Index Prestasi Kumulatif (IPK), riwayat mata kuliah yang telah diambil, lihat riwayat keuangan mahasiswa dan sebagainya. Perguruan tinggi yang dapat mengadakan modul mahasiswa ini memiliki nilai tambah untuk menarik calon mahasiswa yang berasal dari daerah atau luar kota, tidak hanya mahasiswa tapi orang tua mereka pun dapat memonitoring perkembangan akademik dan keuangan anaknya. Rincian sub modul mahasiswa ini adalah sebagai berikut:
-
Kartu Rencana Studi, informasi dan proses KRS mahasiswa untuk semester baru.
-
Nilai Semester, informasi tentang histori akademik mahasiswa.
Modul ini adalah modul yang digunakan sebagai pendukung dari proses akademik dan penyebaran informasi dari universitas kepada semua civitas akademi. Dengan adanya SMS Gateway, para mahasiwa dan dosen dapat dengan mudah mengetahui informasi mengenai jadwal kuliah, nilai ujian, Kartu hasil studi, dan informasi lainnya yang ingin dipublish melalui Short Message Services (SMS). Disamping itu dengan adanya fasilitas ini dapat dijadikan pendapatan bagi universitas dari setiap transaksi yang terjadi.
Modul ini adalah modul yang sangat berguna sekali untuk laporan aktifitas dari Perguruan tinggi yang disyaratkan oleh DIKTI dalam EPSBED. Modul ini meliputi : Master Dosen, Master Mahasiswa, Aktifitas Dosen, Aktifitas Mahasiswa dan Nilai Mahasiswa. Dengan adanya modul ini, pihak perguruan tinggi akan jauh lebih mudah untuk membuat laporan aktifitas keseluruhan dari perguruan tinggi.
Spesifikasi Perangkat yang Dibutuhkan
============================
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
=============
Kebutuhan
Dibutuhkan beberapa software lain pada mesin server sehingga server Smart SisfoKampus dapat berjalan dengan baik. Berikut adalah kebutuhan tersebut berdasarkan platform server yang dipakai:
| SisOp Server | Server | Keterangan |
|---|---|---|
| Berbasis Linux | Apache > 1.3, MySQL > 3.23, PHP > 4.1 | Distro yang telah ditest: Mandrake 8.2, 9.0, 9.2, Redhat 9. Semuanya telah disediakan dalam distro2 ini. |
| Berbasis Windows | IIS > 5 atau Apache > 1.3, MySQL > 3.23, PHP > 4.1 | Dapat dipakai MS Windows NT, 2000 Server, XP Professional. Biasanya pada Sistem Operasi ini telah ada IIS. |
Instalasi Server
Tergantung dengan sistem operasi server yang Anda pakai, pastikan bahwa kebutuhan software di atas telah diinstal dan berjalan dengan baik sesuai sistem operasi server. Jika ternyata belum terinstal, silakan merujuk ke situs-situs di bawah ini untuk instalasi masing-masing software.
- Apache: apache.org
- MySQL: mysql.com
- PHP: php.net
Kita juga dapat membuat script untuk mengetes semua software tersebut di atas. Buatlah sebuah file di direktori virtual web server Anda dan beri nama phpinfo.php. Ketik code berikut ini:
|
Kemudian jalankan browser Anda dan browse ke http://localhost/phpinfo.php
1 komentar:
komentar