MPPL-2019-Manajemen Komunikasi

Manajemen Komunikasi Proyek termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa informasi dalam proyek dibuat dengan tepat dan cepat, baik dalam segi pengumpulan, diseminasi, penyimpanan, dan disposisi. Hal ini menciptakan hubungan yang penting antara orang-orang, ide, dan informasi yang diperlukan supaya proyek berakhir dengan kesuksesan. 

Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk mensosialisasikan kebijakan-kebijakan pengembangan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan melakukan kooordinasi dan komunikasi dengan seluruh pemangku kepentingan. Manajemen Komunikasi  menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan disimpan.

Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan kinerja, dan penyelesaian administratif. Beberapa tools dan teknik dapat dimanfaatkan untuk komunikasi yang efektif, antara lain jejaring sosial, template-template yang diperlukan untuk komunikasi proyek, misalnya : template berita acara rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll. 

Perlu dibakukan juga teknis dan format komunikasi, misalnya : cara melakukan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll. Selain itu perlu dilakukan juga pengendalian dan evaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.

Kompetensi komunikasi sama dengan kemampuan seseorang dalam berkomunikasi. Meskipun setiap hari orang berkomunikasi, tetapi jarang orang yang tahu sejauh mana efektivitas komunikasi kita, baik secara individual, sosial, maupun secara profesional.Kompetensi sendiri memiliki pengertian kemampuan seseorang yang meliputi keterampilan, pengetahuan, dan sikap dalam melakukan sesuatu kegiatan atau pekerjaan tertentu sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan.Kata kunci dari kompetensi adalah kemampuan yang sesuai standar.Sedangkan kompetensi komunikasi memiliki pengertian kemampuan yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai dalam mengelola pertukaran pesan verbal dan non-verbal berdasarkan patokan-patokan tertentu.

Adapun komponen-komponen kompetensi komunikasi digambarkan dalam skema berikut:

Knowledge (pengetahuan) + Skills (keterampilan) + Attitude (sikap) = Communication Competency

Tahapan Manajemen Komunikasi

1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)
2. Distribusi Informasi
3. Pelaporan Kinerja
4. Mengelola stakeholders

1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)

Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek. Proses ini biasanya terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Perencanaan komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi. 

Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek  dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. 

Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya seperti karyawan ataupun pemakai proyek.Bentuk komunikasi eksternal yang digunakan antara lain adalah rapat, laporan, memo, dan lain-lain.

Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama adalah formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik seperti handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). 

Bentuk komunikasi internal yang kedua adalah tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis dapat berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis adalah bentuk komunikasi yang langsung dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga adalah komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal.Untuk komunikasi vertikal merupakan instruksi seperti komunikasi project manager (PM) kepada Analis atau Desainer, sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi seperti komunikasi quality control (QC) dengan Programmer.

Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan/tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek. Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain :

1. Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
3. Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
4. Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
5. Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
6. Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
7. Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
8. Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah
9. Daftar istilah/terminology

2. Distribusi Informasi

Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder. Proses ini terjadi di seluruh Grup Proses Pelaksana. Distribusi informasi dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang tepat dengan format yang padat informasi.Manajer proyek dan tim proyek harus dapat memutuskan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek. 

Setelah melakukan perencanaan komunikasi, hasil yang diperoleh adalah rencana manajemen komunikasi.Langkah selanjutnya adalah pendistribusian informasi. Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan.

Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

• Rapat-rapat(meetings).
• Distribusi dokumen berupa hardcopy.
• Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Isu Penting dalam Distribusi Informasi

• Penggunaan teknologi
• Cara formal atau informal
• Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu
• Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
• Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
• Teknik menyampaikan berita “buruk”

• Pengaturan jumlah jalur komunikasi

Proses distribusi informasi dapat didokumentasikan dalam Organizational Process Assets. Informasi yang diperbaharui, antara lain :

• Lesson learned
• Project record (surat-surat korespondensi, memo, dsb)
• Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb)
• Masukan dari stakeholders berupa kritik, saran ataupun peringatan

3. Pelaporan Kinerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports(pelaporan status), progress measurements(pengukuran kemajuan), dan peramalan.

Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

• Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)

• Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin

• Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan

Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup.Inti dari pelaporan kinerja yaitu mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja.

4. Mengelola stakeholders

Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi. Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

Ini adalah ide yang baik untuk mengingat bahwa kegiatan dan tanggung jawab dalam proses di atas akan tergantung pada proyek di tangan. Sebuah proyek yang lebih kecil jelas tidak akan memiliki standar komunikasi yang sama sebagai proyek yang lebih besar. Titik penting adalah bahwa semua komunikasi harus efektif, akurat, dan perhatian dari persyaratan proyek. Proses proyek komunikasi menyediakan metodologi untuk berhasil menerapkan strategi komunikasi proyek Anda. Selain meyakinkan stakeholder informasi dan terlibat dalam proyek.

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:

1. Jelas mengidentifikasi proyek kita
2. Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
3. Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
4. Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

PMP Chap 10 - Project Communication Management Details from Anand Bobade

Sumber :
Sibima
Docplayer
Udinus
Komunikasi dalam Audit